Microsoft Teams a connu de nombreuses améliorations ces derniers temps, notamment dans le domaine des fonctionnalités de réunion. L'une des améliorations les plus récentes a été apportée aux fonctionnalités permettant d'organiser des webinaires : les webinaires Microsoft Teams. Par défaut, la prise en charge des webinaires/événements est disponible pour tous les propriétaires d'abonnements Microsoft 365 E3/E5, A3/A5 ou G3/G5 ; cela comprend des réunions d'équipes interactives pouvant accueillir jusqu'à 1 000 participants. Les utilisateurs de Microsoft 365 Business Standard et Premium ont également accès à ces fonctionnalités, mais sont limités à 300 participants.
Vous souhaitez profiter de cette fonctionnalité incluse avec votre abonnement ? Lisez ensuite notre guide rapide des webinaires Microsoft Teams pour vous aider à démarrer.
Inscription au webinaire
Lors de la création d'un webinaire, le paramètre « Inscription requise » est activé pour la réunion.
Sauf si vos administrateurs ont modifié la configuration, les options « Aucun » et « Pour les personnes de votre organisation » sont disponibles. Les administrateurs peuvent modifier une politique de réunion afin que les personnes qui utilisent cette politique puissent l'utiliser pour les participants externes (« Pour tout le monde »)
Si la réunion nécessite une inscription, il s'agit essentiellement d'uneSéminaire en ligne. Cela définit certains paramètres par défaut pour les participants. Par exemple, leurs capacités microphone et vidéo sont automatiquement désactivées dans les paramètres de la réunion. Ceci est recommandé pour tout événement majeur afin que les modérateurs ne soient pas distraits par la vidéo ou l'audio indésirable des participants, mais également pour garantir que l'enregistrement ne contient pas de vidéo indésirable.
L'aspect inscription est également extrêmement utile lors d'événements internes et peut être utilisé pour des formations, des ateliers, des groupes d'intérêt et plus encore. Il permet de partager facilement des informations sur un événement interne et de demander aux prospects de s'inscrire afin que l'événement soit ajouté à leur calendrier sans diffuser l'avis à tout le monde.
Le support d'inscription permet aux organisateurs de réunions de configurer et de personnaliser le formulaire d'inscription.
Le webinaire peut avoir un titre et des heures de début et de fin différents de ceux de la réunion d'origine. Ceci est utile car cela peut bloquer les calendriers des présentateurs plus longtemps que le webinaire lui-même (je recommande un tampon de 30 minutes avant et après le webinaire) tandis que les personnes qui s'inscrivent au webinaire ne voient que l'heure réelle du webinaire. L'ajout de champs de formulaire est également simple : il existe une variété d'options.
De plus, vous pouvez définir les champs que vous ajoutez comme obligatoires ou facultatifs.
Vous pouvez également ajouter des informations sur le webinaire séparément de la description de votre réunion Teams.
Une fois que vous êtes prêt, vous pouvez prévisualiser le formulaire d'inscription dans le navigateur. A ce stade, n'oubliez pas que vous devez être connecté à votre locataire Microsoft 365 avec ce navigateur ; elle n'est pas publique car l'invitation à la réunion n'a pas encore été envoyée ! J'aime utiliser la fonction d'aperçu (afficher dans le navigateur) pour m'assurer que le formulaire d'inscription est beau. N'oubliez pas de sauvegarder le formulaire !
En fait, une réunion de type webinaire est la seule réunion Teams que vous pouvez créer à l'aide du client Teams, qui apporte des fonctionnalités en ligne à la réunion sans avoir à spécifier d'autres présentateurs. En règle générale, une réunion est créée sans les composants Teams en ligne.
Une fois que vous avez cliqué sur Soumettre, le formulaire est accessible à tous - en supposant que vous ayez demandé l'inscription pour tout le monde. Les parties intéressées peuvent ensuite s'inscrire au webinaire.
Les participants recevront non seulement un e-mail contenant les informations sur le webinaire et un lien pour y participer, mais également un fichier ics à ajouter à leur calendrier. Bien entendu, vous avez également la possibilité d’annuler votre inscription.
Pendant ce temps, l'organisateur peut rejoindre la réunion et vérifier comment elle est configurée :
Comme vous pouvez le constater, certaines options de réunions sont automatiquement activées.
- Le lobby est accessible à tous sauf aux présentateurs.
- Des personnes spécifiques sont désignées comme présentateurs (je n'ai ajouté aucun autre présentateur dans la démonstration de ce billet de blog, mais ceux-ci, y compris les présentateurs externes, peuvent être gérés ici).
- Les microphones des participants sont automatiquement désactivés.
- La transmission vidéo pour les participants est également désactivée.
Les organisateurs peuvent également utiliser des fonctionnalités telles que l'ajout de formulaires de sondage pour rendre le webinaire plus interactif et recueillir des informations supplémentaires auprès des participants. L'ajout d'applications et de formulaires n'a rien de nouveau, cette fonctionnalité est disponible depuis novembre 2020, mais l'utilisation de la fonctionnalité de création de sondages par webinaire est un excellent ajout.
Pour voir qui est inscrit à votre webinaire, vous pouvez ouvrir l'onglet Participation dans la réunion (actuellement en aperçu public ; si vous ne l'avez pas encore vu, réessayez en juin ou juillet).
Dans la vue « Participation », nous voyons toutes les personnes qui se sont inscrites à l'événement. Étant donné que j'ai déjà rejoint la réunion pour vérifier les options de réunion, l'historique de la durée de la réunion s'affiche.
Conduite du webinaire
Lorsque le moment est venu, vous pouvez rendre le webinaire accessible au public afin que les participants puissent y participer.
Le plus drôle, c'est que même s'il est écrit « inscription requise », vous n'avez pas besoin de vous inscrire pour assister à l'événement. Toute personne disposant de l'URL de participation peut rejoindre le webinaire. Notez que cela peut changer à l'avenir pour correspondre au mot « exigence ». Pour l’instant, il n’est cependant pas nécessaire de s’inscrire (du moins pour les réunions Teams) pour assister aux webinaires.
Une fois que vous avez commencé le webinaire, c'est une bonne idée de désactiver le lobby afin qu'il ne vous distrait pas, vous et tout le monde, à moins qu'un modérateur ne s'en charge. Malheureusement, les notifications du lobby ne peuvent pas être désactivées.
Vous pouvez désormais partager du contenu avec les nouvelles fonctionnalités de partage, notamment le mode Présentateur ! Un seul de ces modes est disponible au moment de la rédaction, mais deux autres arriveront au cours de l'été.
Je suisMode Présentateurpouvez-vous être vu avant la présentation ; Vous pouvez voir à quoi cela ressemble dans la fenêtre d'aperçu, qui n'est visible que par vous. Il s'agit de l'une des fonctionnalités les plus récentes qui peuvent être résumées sous le nom de « fonctionnalités de webinaire ». Malheureusement, vous devez partager votre écran pour utiliser le mode présentateur, et tous les participants rejoignant MicrosoftTeams Web ou mobile ne verront que le flux vidéo normal et non la superposition.
PowerPointLiveest un excellent moyen d'importer des présentations PowerPoint dans les webinaires Microsoft Teams. Les présentateurs peuvent accéder à des outils utiles tels que l’affichage latéral des notes vocales ou des discussions des réunions Microsoft Teams. PowerPoint Live bénéficie également d'un pointeur laser et d'une fonctionnalité de dessin à main levée cet été !
réactions en directlancés en avant-première publique plus tôt cette année et sont désormais disponibles pour tous les participants aux réunions Teams. C’est un excellent moyen d’obtenir des commentaires instantanés de votre public.
Les participants peuvent également utiliser la fonction"Lever la main"utiliser pour attirer l’attention du présentateur. Cela permet aux webinaires Microsoft Teams d'être plus interactifs, car les participants peuvent recevoir un « micro » pour poser une question ou faire un commentaire. Contrairement aux événements en direct ou à d’autres flux à sens unique, cela crée beaucoup plus d’interactivité et donc une expérience immersive.
Les modérateurs peuvent également contrôler la disponibilité des microphones et des caméras pour les participants. Cela peut être très utile lors de la phase de questions-réponses d'un webinaire ; Permettre aux participants de poser des questions facilement et sans délai (à condition que la foule se comporte bien) est une bonne idée.
Avec les licences Microsoft E3/E5, A3/A5 et G3/G5, jusqu'à 1 000 participants interactifs en direct peuvent rejoindre une réunion MicrosoftTeams et interagir pleinement via le chat, les sondages, les réactions en direct et les micros et caméras ouverts.
Qu’en est-il des grands webinaires réunissant plus de 1 000 participants ? Aucun problème! Les administrateurs d'équipes peuvent utiliser leDébordement de réunionActivez la création automatique d'un mode d'affichage uniquement pour les personnes qui n'ont pas nécessairement besoin d'accéder aux parties interactives du webinaire. Votre expérience ressemblera plutôt à assister à un événement en direct. En prenant en compte les participants en lecture seule, les webinaires comptant 1 000 participants peuvent atteindre le nombre énorme de 21 000 participants (de toute façon d'ici fin 2021, après quoi le plafond reviendra au niveau normal de 10 000 participants pour les événements en direct).
Après le webinaire
Dans l'onglet Participation, nous pouvons voir qui a assisté au webinaire et pendant combien de temps.
Les informations de participation et d'inscription peuvent être téléchargées sous forme d'exportation CSV sous « Détails de la réunion ». Cependant, les participants qui rejoignent le webinaire de manière anonyme n'apparaîtront sur aucune liste de présence.
Cela vous permet non seulement d'obtenir des informations sur les participants, mais également de déterminer qui s'est inscrit au webinaire. Ces informations peuvent ensuite être téléchargées dans des bases de données telles que votre système d'automatisation du marketing, par exemple.
Si l’on regarde le fichier de participation téléchargé, on constate que les participants anonymes sont répertoriés comme tels :
Qu’en est-il du marquage automatique des informations ?
Toutes les informations du webinaire sont stockées dans les listes Microsoft sous le compte d'un hôte, et tous les participants inscrits peuvent être trouvés dans la liste du questionnaire. Dans ces informations, on peut également voir que chaque participant dispose d'une URL de connexion unique pour le webinaire.
Reste à savoir s’il s’agit simplement d’un emplacement temporaire ou s’il continuera à être utilisé. Néanmoins, pour l’instant, il est possible d’expérimenter l’automatisation lors du processus d’inscription.
Conclusion
Bien que l'assistance à l'inscription soit une partie importante des webinaires Microsoft Teams, ce n'est qu'une pièce du puzzle. Rassembler toutes les pièces (fonctionnalités et capacités de Teams) est ce qui fait que les webinaires fonctionnent sur Teams. L'interactivité, la possibilité de fournir des commentaires, le contrôle des actions des participants (via le microphone, la caméra, le chat, les autorisations du lobby) et l'ajout d'applications (comme des sondages) aux réunions rendent les webinaires Microsoft Teams vraiment puissants.
Oui, il y a encore place à amélioration ! Au cours de l’été, Teams ajoutera des fonctionnalités particulièrement utiles, telles que :
- Fonctionnalités de pointeur laser, de dessin à main levée et de traduction de contenu pour PowerPointLive
- Filtre vidéo
- Plus de langues parlées pour les sous-titres en direct
- Plus de modes de présentation
- La possibilité de verrouiller les réunions
Enfin, à partir de septembre, il devrait être possible d'ajouter des co-organisateurs et d'utiliser des tableaux blancs avec des utilisateurs externes lors d'une réunion Microsoft Teams. Malgré ces excellents ajouts, il me manque deux points sur la feuille de route : une fonctionnalité formelle de questions-réponses (comme les événements en direct) et la possibilité de masquer les participants les uns des autres. J'espère que ces deux fonctionnalités sortiront bientôt. Ils ne sont pas des « ruptures d’accord », mais les deux rendraient l’expérience du webinaire Microsoft Teams encore meilleure.
Il est possible d'organiser et d'exécuter des webinaires et des événements de premier ordre avec Microsoft Teams. La fonctionnalité de webinaire permettra d'organiser des événements et des sessions plus petits sans frais supplémentaires, tandis que dans l'ensemble, les fonctionnalités de réunion d'équipe permettront l'organisation, la gestion et l'exécution d'événements très évolutifs de presque toutes les tailles. En tant que co-organisateur de TeamsNation, c'était formidable de voir à quel point tout se passait bien ; Microsoft Teams a un bel avenir en tant que plateforme de webinaire.
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